Przez lata byłem zaangażowany w wiele projektów automatyzacji księgowości. Istnieje projekt sprzedaży detalicznej ropy naftowej, który powoduje największe problemy dealerów i dostawców, a mianowicie fakturowanie za przesyłki. Fakturowanie konsygnacyjne ma miejsce, gdy dealer lub dostawca zarządza aspektami inwentaryzacji paliwa dla dealera, a następnie rozlicza je za ładunki, które mają być serwisowane. Jednak proces ten stanowi duże ryzyko dla handlowca lub dostawcy, ponieważ istnieje ryzyko, że tysiące dolarów płatności zostaną utracone lub opóźnione, jeśli handlowiec zdecyduje się opóźnić płatność lub nie zapłaci jej w całości. Ta metoda wiąże się również z ryzykiem oszustwa, jeśli nie można sprawdzić zapasów ładunku w momencie dostawy. Jednak wprowadzenie skutecznego i wydajnego systemu ma ogromne zalety zarówno dla dealera, jak i dealera. Nie tylko możesz stworzyć bardziej dokładny i wydajny system rozliczeniowy, ale możesz także dodać funkcje, takie jak zautomatyzowane zamawianie paliwa i monitorowanie kontroli środowiska dla sprzedawcy jako usługi. Niestety wielu sprzedawców detalicznych i dostawców nie w pełni rozumie różne komponenty, aby proces ten działał skutecznie, a wdrożenie zostało anulowane lub wprowadzono częściowe rozwiązanie, które jest nieskuteczne. W tym artykule podjęto próbę omówienia głównych elementów automatyzacji księgowania przesyłek i wielu pułapek, których można uniknąć, aby osiągnąć pomyślne wdrożenie.

Elementy automatyzacji przesyłek

Aby opracować skuteczny program do automatyzacji przesyłek, ważne jest zrozumienie wszystkich niezbędnych komponentów wchodzących w skład programu. Program zasadniczo obejmuje trzy główne aspekty: księgowość, dystrybucję dostaw (proces biznesowy) i technologię. Jeśli nie rozumiesz, jak każdy z tych obszarów wpływa na świat automatyzacji przesyłek, wdrożenie programu zakończy się niepowodzeniem. Najważniejsze elementy wyjaśniono poniżej:

Ceny detaliczne (element księgowy)

Wszystko zaczyna się od wyceny dealera, ile dealer powinien zapłacić za ładunek paliwa. Po kilku latach pracy w branży umowy zawarte między dystrybutorem a sprzedawcą często przypominają odcinek z „Let’s Make A Deal”. Struktury cenowe oferowane dealerowi przez dealera mogą być bardzo różne i mogą utrudniać wprowadzenie standardowego schematu cenowego. Na przykład niektórzy detaliści mogą zaoferować sprzedawcy cenę RACK + 0,01 USD. Jest to cena półki z dostawą plus 0,01 USD dopłaty za galon. Inni mogą oferować podobną ofertę opartą na standardowym modelu cenowym, takim jak OPIS. Ponadto mogą obowiązywać opłaty frachtowe, jeśli niektóre firmy oferują standardową zryczałtowaną stawkę za dostawę. Inni mogą zaoferować cenę frachtu na podstawie mil od szafy (tj. Terminalu). Niezależnie od działalności ważne jest, aby system księgowy był w stanie zaakceptować dane wejściowe i zastosować je do należności na podstawie otrzymanych danych, a nie ręcznie. Zwykle można tego dokonać za pomocą tabeli cen w systemie księgowym. Jednak najlepszą regułą jest próba skonfigurowania standardowego modelu cenowego. Ma to tę zaletę, że unika się zamieszania między pracownikami sprzedaży a sprzedawcą lub klientem, a fakturowanie i dostawa stają się bardziej wydajne. Twój dealer doceni to zmniejszenie złożoności harmonogramu rozliczeń.

Proces księgowy dostawcy (proces biznesowy / element księgowy)

Ten proces jest ważny do zrozumienia, ponieważ wprawdzie wpływa na proces dostawcy, ale przekłada się również na wymagania dealera. Podział korzysta również ze znormalizowanego schematu cenowego w celu zmniejszenia złożoności procesu AP. Ceny dostawców mogą ulec zmianie podczas klęski żywiołowej lub innego dnia, a nawet co godzinę na półce. System automatyzacji przesyłek powinien zatem być w stanie automatycznie zbierać ceny od wszystkich dostawców dla wszystkich półek z częstotliwością odpowiadającą zmianom cen. Dzieje się tak z dwóch powodów: 1) ceny dla dealera i 2) ceny za zapłacenie dostawcy za ładunek.

Niektórzy dostawcy będą dystrybuować ceny w partiach i dystrybuować je na koniec każdego dnia. Inni mogą zmieniać ceny w czasie rzeczywistym. W obu przypadkach system księgowy musi obsługiwać możliwość importowania dokładnej ceny za okres, w którym cena jest uwzględniana w systemie. Ponownie, tabela cen jest dobrym mechanizmem, aby zaspokoić tę potrzebę. Tabela powinna umożliwiać import wszystkich cen i czasu obowiązywania ważnej ceny. Przy wprowadzaniu informacji o liście przewozowym (które zostaną omówione później) następuje odniesienie do tabeli cen na podstawie daty i godziny, kiedy cena była ważna. Jest to cena stosowana zarówno do wartości AP, jak i AR dla płatności i fakturowania. Wynika to z tego, że między zamówieniem a dostawą występuje w najlepszym razie 24 do 48 godzin opóźnienia, zanim wszystkie niezbędne elementy rozliczeniowe będą dostępne do prawidłowego rozliczenia. Dlatego należy zachować historię cen po stronie dostawcy / sprzedawcy równania księgowego. Staje się to jaśniejsze, gdy proces biznesowy dealera wyjaśniono poniżej.

Proces listu przewozowego (BOL) (element księgowy)

Święty Graal automatyzacji przesyłek to zdolność do automatyzacji procesu listu przewozowego. Zasadniczo jest to proces zachodzący, gdy cysterna podjeżdża do stojaka (terminala) i napełnia ładunek paliwa. W tym momencie dostawca otrzymuje swój list przewozowy z półki dostawcy (terminalu) dla tego ładunku paliwa. Drugą stroną procesu listu przewozowego jest upuszczenie paliwa do zbiorników podłogowych w lokalizacji dealera. Kierowca sprawdza aktualny stan inwentarza w ziemi, dodaje nową dostawę i ponownie sprawdza paliwo pod kątem dostarczanej zawartości. W tej części procesu pomijane są dwie różnice w naliczaniu paliwa między tym, co znajduje się w regale, a tym, co faktycznie zostało dostarczone. Na przykład, co dzieje się, gdy kierowca ma do dostarczenia 4000 galonów paliwa i kiedy sprawdza zbiornik na miejscu, czy strona wciąż ma 6000 galonów w swoim zbiorniku o pojemności 8000 galonów? Kierowca ma teraz 2000 galonów w swojej ciężarówce, których chce się pozbyć. To dodatkowe paliwo jest znane jako zatrzymanie i należy je teraz dostarczyć w inne miejsce, ponieważ nie można go zwrócić do terminala. Bez kompensacyjnej kontroli równoważenia ładunku na regale z dostarczonym ładunkiem można łatwo stracić 2000 galonów. Innym problemem byłby krótki ładunek, w którym oczekuje się, że ładunek o pojemności 4000 galonów znajdzie się w miejscu, ale tylko 2000 zostanie dostarczonych i zrzuconych. Co stało się z pozostałymi 2000 galonami? Dlatego rejestrowanie obu wartości BOL ma kluczowe znaczenie.

Niestety, wiele terminali dostawców nie jest wystarczająco zautomatyzowanych, aby zapewnić dealerowi niezbędne informacje BOL drogą elektroniczną. Ponadto wielu operatorów sieci nadal stosuje ręczne metody śledzenia informacji o BOL. Przewoźnicy zwykle każą kierowcom przekazać formularze BOL do biura centralnego, gdzie pracownicy wprowadzania danych wprowadzają ich do swoich systemów księgowych i rozliczają swoich dealerów za ładunki. To z kolei prowadzi do procesu papierowego, jeśli nie jest zautomatyzowany. Istnieją jednak systemy, które mogą prowadzić i „automatyzować” proces zamawiania za pośrednictwem BOL, dzięki czemu BOL można wyważyć i wprowadzić elektronicznie do systemu rozliczania dystrybucji. Firmy takie jak Fuel Quest, Telapoint, NPN i inne przyczyniają się do automatyzacji między zamawianiem, spedytorem i sprzedawcą. Niektórzy mogą również wykorzystywać dane historyczne do przeprowadzania analizy trendów i badania sezonowych wymagań, aby upewnić się, że zarządzający paliwem mogą skutecznie dostarczać swoje lokalizacje w godzinach szczytu. Systemy wykorzystują różnorodne metody uzyskiwania informacji, za pomocą liczników elektronicznych lub poprzez wprowadzanie danych osobowych za pośrednictwem różnych punktów połączeń (regał, ciężarówka, spedytor i dystrybutor). Kluczem do automatyzacji przesyłek jest to, że BOL, dostawa, zapasy i wartości sprzedaży są ostatecznie w formacie elektronicznym, który ma być wprowadzony do systemu księgowego dealera.

Proces rozliczeniowy dealera (element księgowy)

W procesie fakturowania przez dealera wszystkie składniki należności są zbierane w celu przeprowadzenia rozliczenia. Przy dobrym programie automatyzacji wysyłki proces ten powinien być w pełni zautomatyzowany. W tym obszarze komunikat wyjątku powinien być sprawdzany tylko dlatego, że wszystkie dane wejściowe i wyjściowe z różnych źródeł są elektronicznie stosowane do każdego konta handlowca.

Aby proces rozrachunku przebiegał poprawnie, wszystkie transakcje, które składają się na wyciąg z konta dla określonego konta, muszą zostać najpierw przetworzone. Sprzedaż liczników, zapasy liczników i cena sprzedaży są kluczowymi czynnikami witryny, które są wymagane do zapewnienia rzeczywistej strony sprzedaży równania księgowego. Kolejnymi komponentami, które należy rozliczać, a następnie stosować na kontach handlowców, są informacje o dostawie. Jak wyjaśniono powyżej, ostateczna faktyczna dostawa, BOL spedytora, który został umieszczony w cysternach na miejscu, oraz informacje BOL dostawcy są uzgadniane w systemie księgowym dealera. Jeśli się zgodzą, faktyczna kwota zostanie naliczona dealerowi na podstawie wynegocjowanej ceny sprzedawcy za ładunek. Jest to porównywane z przeglądem cen tego sprzedawcy. W przypadku rozbieżności przed fakturowaniem tworzony jest raport wyjątków, a właściwa grupa rozliczeniowa pracuje nad identyfikacją i rozwiązaniem problemu. Ponownie wyjątkiem jest sytuacja, w której wchodzi czynnik ludzki. Jest to także obszar, w którym wymieniane są zarówno dane AP, jak i AR, ponieważ potrzebne są dane rozliczeniowe dostawcy i dealera (AP) do koordynacji z dealerem i dostawą (AR).

Ważnym czynnikiem, który często pojawia się przy wdrażaniu automatyzacji na tym poziomie, jest cena w momencie sprzedaży. Większość systemów EPOS w przemyśle naftowym NIE dostarcza historii cen galonów sprzedawanych między zmianami cen. Niestety, w zależności od rynku, strona internetowa może zmieniać ceny więcej niż raz dziennie, zwłaszcza jeśli wojna z ceną konkurencji jest trudna lub występują problemy z zaopatrzeniem. Często zdarza się, że witryna ma 2-4 zmiany cen w ciągu dnia. Połącz to z dostawą paliwa w południe, a teraz masz koszmar księgowy, który jest niezwykle trudny do pogodzenia z faktyczną dostawą. Z powodu tego problemu większość zautomatyzowanych procesów wykorzystuje średnie dzienne ceny w porównaniu do rzeczywistej ceny za zmianę ceny. Ta koncepcja zwykle prowadzi do nieporozumień między działem sprzedaży a działem księgowości firmy handlowej, ponieważ postrzegana jest utrata zysku.

Wyobraź sobie następującą sytuację i załóż, że w ciągu dnia występują trzy zmiany cen: 3,569 USD, 3,609 USD, 3,669 USD. Średnia cena za galon wynosi 3,629 USD. Zakładając, że w tym okresie sprzedano 10 000 galonów, średnia sprzedaż wyniesie 36 290 USD. Załóżmy teraz, że cena była sprzedawana według okresu przy użyciu tych samych danych za 2,569 USD i 2800 galonów paliwa przez 7 godzin, 3,609 USD i 2800 galonów za 5 godzin oraz 4400 USD za pozostałe 12 godzin dnia 3669. Rzeczywista sprzedaż wyniósłaby 33 442 USD. Stosując tę ​​samą metodę dla spadku ceny w tym samym okresie dnia, odwracając kolejność zmiany ceny przy użyciu tych samych galonów dla okresów określonych powyżej, średnia cena pozostaje taka sama 36 290 USD, ale rzeczywista sprzedaż wynosi obecnie 36 082 USD, co jest zbliżone do średniej ceny sprzedaży. Jeśli wahanie to trwa przez długi okres i uwzględnia zarówno wzrost cen, jak i spadek cen, ma to negatywny wpływ na wzrost cen, pozytywny na spadek cen, ale efekt netto wynosi zero, tj. W czasie między oscylacjami cena całkowita pozostaje blisko średniej.

Inną ważną częścią procesu rozliczeniowego jest wykorzystanie elektronicznego transferu środków (EFT) w celu spłacenia obciążeń od dystrybutora do dystrybutora. W większości przypadków umowy z dealerami są zawierane na okres od 10 do 15 lat. Aby ograniczyć błędy wprowadzania danych i przyspieszyć przetwarzanie płatności między sprzedawcą a sprzedawcą, zdecydowanie zaleca się, aby sprzedawca uruchomił program EFT. W ten sposób po dostarczeniu ładunku przedsiębiorca może złożyć wniosek o opłacenie rachunku handlowego za ładunek. Chociaż wydaje się to bardzo pozytywne dla dealera, ma on również tę zaletę, że może zautomatyzować cały proces dostaw paliwa i zarządzać nim poza codzienną działalnością. Naprawdę od sprzedawcy zależy uzgodnienie sprzedaży i zapasów w sklepie z rozliczeniami EFT oraz zapewnienie regularnych depozytów ze sprzedaży w sklepie. Nie musi się martwić zużyciem paliwa ani ciągłym monitorowaniem swoich zbiorników, ponieważ może to monitorować i zarządzać dealer. Jest to kluczowa koncepcja automatyzacji przesyłek.

Jest słowo ostrzeżenia. Handlowcy powinni bardzo ostrożnie brać pod uwagę przepływy pieniężne swoich klientów. Pamiętaj, że ukończenie procesu BOL i utworzenie faktury sprzedawcy może potrwać od 2 do 3 dni. Chociaż proces EFT może być niezależny od procesu fakturowania, zaleca się ścisłą koordynację ze względu na problem pozostałości i krótkich obciążeń. Dealer może i często robi to natychmiast po dostawie, aby zidentyfikować problem z ładunkiem. W rezultacie akceptant zasili jego konto, zwykle przy następnym załadowaniu. Jednak ten rodzaj transakcji ma ogromny wpływ na tradera, dlatego wielu traderów stara się trzymać z dala od EFT. Zaleca się, aby EFT były używane tylko do transakcji na fakturach saldowych. Handlowcy powinni również rozważyć zastosowanie ustalonego dnia dla projektu EFT. Na przykład trader może poinformować traderów, że firma wydaje EFT w każdy wtorek i czwartek do 16:00 dla środków należnych za obciążenia w tym tygodniu. To przynajmniej informuje tradera o jego dniach roboczych i może zapewnić, że ma wystarczające środki w banku, aby uniknąć opłat i problemów NSF. Wreszcie handlowcy powinni ograniczyć projekty EFT do maksymalnie dwa razy w tygodniu.

technologia

Jak wspomniano w niektórych z powyższych procesów biznesowych i składników rachunkowości, technologia ma kluczowe znaczenie. Jeśli chcesz zautomatyzować ten proces, potrzebujesz odpowiedniej technologii automatyzacji. Najpierw przyjrzyj się uważnie wyposażeniu sklepu. Sklep powinien mieć dobry elektroniczny system obsługi punktów sprzedaży (EPOS) i automatyczny wskaźnik poziomu paliwa (ATG). Zaleca się stosowanie standardowego urządzenia przemysłowego, którego interfejsy są oparte na standardzie NACSXML. Podstawowe wymagania dla tych urządzeń to:

1) EPOS można podłączyć do ATG w celu sporządzania raportów na żądanie, zwłaszcza raportów zmianowych i dziennych raportów końcowych. Zwykle odbywa się to za pośrednictwem interfejsu szeregowego lub sieciowego.

2) Zarówno ATG, jak i EPOS mają funkcje zdalnego dostępu. EPOS to dedykowane urządzenie do pobierania informacji rozliczeniowych dla procesu fakturowania przesyłki. ATG służy do codziennego raportowania zapasów w celu monitorowania zamówień i dostaw.

3) Codzienne, miesięczne i na żądanie przesunięcie EPOS MUSI być w stanie wyświetlać sprzedaż liczników, galony liczników (zwykle od EPOS do pomp) i zapasy (feed z ATG) w momencie uruchamiania tych raportów. W ten sposób otrzymujesz wszystkie krytyczne dane do rozliczenia przesyłki w określonym momencie.

W odniesieniu do punktu 3 należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: Niektórzy dostawcy oferują rozwiązanie, które próbuje uzyskać dostęp do danych w celu wysyłki niezależnie od siebie za pośrednictwem ATG i EPOS. Tego należy unikać. Powodem tego jest to, że nawet jeśli różnica w odzyskiwaniu informacji między dwoma urządzeniami wynosi kilka minut, a klient pompuje gaz w momencie wyszukiwania jednego z tych urządzeń, w szczególności ATG, twój zapas jest zniekształcony i nie jest dokładny. Unikaj tej metody za wszelką cenę. Najlepszą i idealną metodą jest przeniesienie wszystkich kwot do systemu EPOS i odzyskanie danych z tego miejsca.

Następnie chcesz spojrzeć na swój system księgowy. W przemyśle naftowym istnieje wiele systemów księgowych, które obsługują fakturowanie przesyłek, takich jak: B. PDI, SSCS i SMS. Sprzedawca detaliczny powinien dokładnie przejrzeć swój pakiet księgowy, aby upewnić się, że obsługuje wiele struktur cenowych od wielu dostawców i akceptuje zautomatyzowane kanały informacyjne dotyczące sprzedaży, zamówień i dostaw. W zależności od systemu prawdopodobne jest, że pewne nakłady inwestycyjne zostaną wykorzystane do skutecznego działania automatyzacji. Kolejną korzyścią jest interfejs zamówień, który umożliwia klientom składanie zamówień na paliwo przez Internet lub PDA. Niektóre systemy księgowe to robią, ale zwykle można je znaleźć w oprogramowaniu ukierunkowanym na operatora lub można je dostosować przez dystrybutora za pomocą agregatora danych.

Upewnij się także, że masz elastyczny interfejs bankowy do obsługi procesu EFT dla swoich traderów. Musi być wystarczająco elastyczny, aby planować projekty EFT na kilka dni i szybko poprosić o kredyt, jeśli wystąpi błąd. Większość firm EFT szybko wypłaca pieniądze swoim klientom, ale odzyskanie środków zajmuje kilka dni. Ponownie ważne jest, aby pomóc dealerowi w przepływie gotówki i zbyt szybko wyciągnąć zbyt dużo pieniędzy. Może to powodować problemy i prowadzić do wzrostu sprzedaży zarówno dla dealera, jak i dealera.

Innym często pomijanym elementem jest agregator danych. Wielu dostawców publikuje swoje ceny lub wyciągi na stronach internetowych, aby księgowy mógł pobrać je ręcznie. Firmy cenowe też mogą to zrobić. Warto jednak poprosić dostawcę i jednostkę cenową o skonfigurowanie kanału SFTP, aby automatycznie otrzymywać ceny i wyciągi od dostawców. PCATS zdefiniował standardowe formaty danych dla przemysłu naftowego dla różnych interfejsów danych. Dostawca lub jednostka ustalająca ceny, która wykorzystuje ten standard do dostarczenia elektronicznego pliku danych, zwiększa Twoje szanse na wdrożenie systemu agregującego. Niemniej agregator danych powinien być w stanie przetwarzać szeroką gamę formatów plików (CSV, XML, plik płaski itp.), W zależności od tego, co oferuje przewoźnik, dostawca lub jednostka ceny. Jeśli oferujesz elektroniczny format pliku, użyj go. Ten system jest również zaletą, gdy próbuje się pobrać podobne dane z terminali w celu uzyskania informacji BOL. Agregator danych działa jako serwer typu SFTP, ale ogólnie powinien być zaprojektowany dla wszystkich typów kanałów elektronicznych (SFTP, FTP, SSL lub kolejek wiadomości). To tylko kilka przykładów. Zadaniem systemu jest po prostu przenoszenie danych od dostawcy, spedytora i dealera do systemu księgowego. Zaletą pojedynczego urządzenia lub systemu „równoważenia obciążenia” do tego zadania jest to, że jest łatwy w utrzymaniu, a kanały można zmieniać, jeśli zmienisz niektóre źródła przepływu.

W końcu oprogramowanie przewoźnika ma wielką zaletę w zakresie automatyzacji przesyłek. Automatyzacja wysyłki może być nadal wykonywana bez interfejsu przewoźnika, ale pobieranie informacji BOL wciąż musi zostać wprowadzone w jakiś sposób. Dobre oprogramowanie przewoźnika / wysyłki pozwala dealerowi w pełni zarządzać zamówieniami paliwowymi dealerów, nie tylko aspektem rozliczeniowym. Przewoźnicy mogą wprowadzać dane do tego samego interfejsu, z którego korzysta dystrybutor, a także do terminali. Po otrzymaniu pliku danych z terminali dostawcy przewoźnik musi jedynie wprowadzić BOL ze swojej strony procesu BOL. Ma również tę zaletę, że przewiduje ładunki, dzięki czemu dealer może efektywniej planować dostawy do swoich klientów. Klienci mogą również korzystać z Internetu za pośrednictwem tego samego interfejsu, aby złożyć zamówienie na paliwo, zmniejszając liczbę punktów wprowadzania danych, które ludzie ustawiają w procesie. System ten zasadniczo przejmuje BOL i proces zarządzania paliwem, a następnie przesyła wyniki netto do systemu księgowego w celu uzgodnienia i rozliczenia.

Złóż wszystko razem

Teraz, gdy wszystkie komponenty są na miejscu, przejdźmy do sedna procesu.

Sposób dostawy:

1. Klient lub menedżer paliwa zamawia ładunek paliwa za pośrednictwem interfejsu przewoźnika internetowego dla lokalizacji.

2. Priorytet zamówienia jest ustalany na podstawie lokalizacji, dostępności, lokalizacji terminala, przewoźnika i czasu wygaśnięcia (wszystko za pośrednictwem oprogramowania przewoźnika), a żądanie zamówienia jest wysyłane do elektronicznej kolejki kierowcy.

3. Kierowca otrzymuje zamówienie, idzie do terminala i odbiera ładunek.

4. Generowany jest terminal BOL. Kierowca otrzymuje kopię danych elektronicznych, które są wysyłane do systemu przewoźnika.

5. Kierowca zabiera ładunek na plac budowy i zwalnia ładunek.

6. Kierowca sprawdza ATG. Obniża obciążenia. Wprowadza rzeczywisty spadek zużycia paliwa do rekordu BOL w systemie przewoźnika.

7. System przewoźnika zamyka zamówienie i wysyła je do dealera jako faktura elektroniczna.

proces rozliczeniowy:

1. Sprzedawca codziennie otrzymuje dane raportu EPOS z lokalizacji, informacje BOL od przewoźników i dostawców, a także informacje o cenach od dostawców i centralnych źródeł cen za pośrednictwem systemu agregacji danych.

2. System agregacji danych przenosi dane do importu do odpowiednich obszarów przechowywania systemu księgowego.

3. System księgowy importuje odpowiednie dane.

4. Procesy rozliczeniowe AR i AP są wykonywane i generowane są raporty wyjątków.

5. Raporty wyjątków są sprawdzane i poprawiane.

6. Generowane są raporty rozliczeniowe EFT i żądanie banku EFT jest wymagane.

7. Tworzone są EFT i uznawane są konta.

Dzięki odpowiedniej inwestycji w sprzęt, ogólnie dobremu procesowi biznesowemu i dobrym praktykom księgowym grupa dystrybucyjna może osiągnąć niezwykle udany i zyskowny program dla swoich klientów, który zwiększa wydajność i obniża koszty finansowe.